早く帰る仕事術（プロジェクトの人間学）

【この「プロジェクトの人間学」投稿シリーズは（後略）　初回投稿：はじめに（プロジェクトの人間学）】

プロジェクトの目的はよいシステムを作ることである。よいシステムを作るためにやらなければならないことは、実はさほど多くはない。プロジェクトが終わった後でほんとうに必要だった会議、電話、報告書がどれほどあったか、考えてみればよい。いかに仕事をしないか。これがよいシステムを作るコツなのである。

呆れる方もいるだろう。全てのタスクに全力で取り組んでこそ品質が上がるのではないか。100%を目指すことは理念としてはよいが、現実的ではない。ドラッカーの有名な言葉にもある。「正しくないことを効率的に行うことほど無駄なことはない」。品質にも落としどころが必要である。100%安全な車が作れるだろうか。作れたとしていったいコストと期間はどれだけ掛かるか。それよりも妥当な品質と価格の顧客ニーズに合う車を目指すほうがよほど現実的であるし、結局顧客もそちらの方を選ぶであろう。

80対20の法則（パレートの法則）が極めて有効である。この法則をプロジェクトに当てはめると、2割のタスクがシステムの品質の8割を決定する、ということになろう。この数字は実感に合うのではないだろうか。日々の割り込み電話、障害報告書、設計書作成、ーティング、それらのTODOやタスクや割り込み仕事がどれほどシステムの品質に貢献しているだろうか。

2割のタスクが品質の8割を決定し、8割のタスクは2割の品質しか決定しないと仮定してみよう。すると上位2割のタスクの重要度は4(8/2)であり、下位8割の重要度は0.25(2/8)となる。その比率は実に16倍である。すなわち、あるタスクが他のタスクよりも16倍重要でありうる。単純に言えばあるタスクに1時間かけることは、他のタスクに16時間かけるのと同じ価値がある。プロジェクトが進行する中で一定のまとまった時間を確保することは非常に難しい。だから重要なタスクに集中しなければならない。

有効なタスクよりも1/16も効果的でないタスクにリソースを投入することは、時間のムダであり、仕事もどきであり、貴重な人生のムダ使いである。それが他人の人生のムダ使いであるとすれば、ほとんど犯罪的である。

そうは言ってもやるべきことはいくらでもあるような気がする。だから捨てることを優先して考えるのである。将来を見据えてタスクを捨てて行かねばならない。では無駄な作業とは何か。いくらでも思いつくはずである。ミーティング、障害報告書、重箱の隅を突付くような細かい仕事。無駄な作業の洗い出しは簡単である。難しいのはいかにして作業を切り捨てるか。実際に忙しい時には断りやすいが「その作業はムダだからやりません」というのではカドが立つ。余りそのようなことを繰り返していると相手にされなくなる可能性がある。うまくムダな仕事から逃げなければならない。

意外に簡単なのはミーティングを断ることである。ほんとうに必要とされるミーティングがどれほどあるか。ぜひこの会議には出て欲しい、と言われることは稀であろう。実際「今日はかくかくしかじかのためミーティングは出られません」とか「ここ２週間一切無関係だったし、今後も関係あるとは思えないので次回以降のミーティングは出ません」というのは案外通り易い。思い切って言ってみたらよい。確かにミーティングをキャンセルすることによって最新情報に触れることができなくなる。だがそこは割り切るべきであろう。関係がありそうな話題については、ミーティングに出た人に聞いてみればよいのだ。うまく行けばまともなサマリー情報が短時間で得られる。その人から得た情報の恩はまたどこかで返せばよい。

仕事を頼まれたときに「それは重要でないからやりません」と答えるのはさすがに難しい。だが言えるのならはっきり言った方がよい。その人が次に仕事を振るときに、少しは考えるようになることを期待して。

プロジェクト内で信頼され、自分で仕事を見つけて自由に動けるようになった時、自分でタスクの優先順位がつけられるようになる。前にも述べたが、優先順位の策定とは実は重要でないタスクを切り捨てる意思決定である。ここから自らの不安との戦いが始まる。本当にこのタスクを切り捨ててよいのか。将来後悔することはないのか。本当に迷ったとき、可能ならそのタスクを先送りにするのがよい。数日後あるいは数週間後には全くタスクの重要度が変わることがよくあるからだ。それ以外についてはそのタスクをしなかったとしてどうなるか、を考えその結果が許容できるのであれば、思い切って切り捨てるべきである。

タスクを切り捨てる準備として、自分の時間の使い方を一度調査してみたらよい。いついつか何時何分～何分何をしたか。これを朝から5分単位で記録して行くのである。実際に仕事や大事な調査をしている時間がいかに短いかが分かる。割り込み電話、雑談、重要でない議論、ぼーっとしてしまう時間がいかに多いか。時間が足りないのではない。単にムダ使いしているのである。まず時間がムダに使われている現状を認識する。それから自分が日々何をしているか把握し、切り捨てることができるタスクに当たりをつける。そして「仕事モドキ」となる可能性の高いタスクを切り捨てる。不要なタスクを切り捨てることは、時間を有効に使うもっとも効果的な手段なのである。